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當遠距辦公成為常態企業應落實法律數位轉型 德勤商務法律:疫情下善用法律科技,持續營運不中斷

by 望小風
德勤商務法律事務所主持律師陳彥勳

(記者葉博韜/台北報導)  由於台灣本土疫情升溫,許多企業紛紛採取遠距辦公,期望藉著分散人力配置、減少人員流動來降低感染風險。德勤商務法律事務所今(17)日舉辦「德勤商務法律線上論壇–疫情下遠距辦公的法律數位轉型」,說明在Covid-19疫情之下,加速了企業顛覆過去傳統人與人或文件之實體接觸作業流程,數位轉型成為企業現階段的當務之急。

德勤商務法律從法律數位轉型談合約管理系統的需求,以及法律科技如何成為遠距辦公的合約管理解決方案。建議業者應檢視企業內部相關法律工作運行機制,制定符合需求之流程和系統開發,以有效解決遠端工作之下可能會遇到的企業法律部門日常營運執行面之問題。

疫情加速法律數位轉型及合約管理系統

德勤商務法律事務所主持律師陳彥勳指出,以企業的實務為例,企業營運過程中一定會出現複數的交易相對人,包括廠商、加盟業者、代理商、客戶及員工等,經常碰到法律數位轉型的議題,例如,如何有效控管及跟催合約進度、紙本合約數位化與檢索功能、過往合約審閱經驗及知識的傳承、建立常用的合約範本、有效確認電子簽章效力、以及法律問題類型化以降低營運風險等。

觀察到企業在推動數位化過程中,關於保存合約、確認合約最新版本、以工具比對新舊版本差異或履約項目不遺漏等事項,多會遇到系統和即時回覆等問題,建議應建立一套適合的系統工具,除了解決上述問題外,無論是即時與外部律師線上溝通、降低與內部人員溝通之時間及成本、快速建立合約初稿機制與行動簽核審閱等系統需求,皆能迎刃而解。

德勤商務法律事務所資深律師張憲瑋

德勤商務法律事務所資深律師張憲瑋

法律科技輔助企業遠端辦公持續營運

德勤商務法律事務所資深律師張憲瑋說明,面對法律數位轉型時,一般合約管理常見的問題,包括公司如何統一管理合約範本、簽核版本與以前年度簽署合約之差異、交易對手只願提供紙本合約,應如何以系統簽呈、主管在外簽核如何迅速重點審查合約、部門間如何有效率會辦合約簽呈、既有紙本簽核表單如何整合至系統、如何確認用印版本與審核版本相同等實務議題。企業應透過有效率地合約產出、版本差異自動比對、彈性的簽核流程設計及OCR模組等,可有效解決遠距辦公遇到的難題。另外,亦可透過電子簽章方式,降低人與人之間的接觸,且亦能符合電子簽章法的規定。

面對當前疫情衝擊和企業遠端辦公之狀態,在法律部門日常營運最主要的合約審閱與管理上,皆有取代過往作業模式之必要性及迫切性。Deloitte Legal在國際上對於法律科技在法律部門的各層面部署,包括企業併購、合約管理及法規遵循等,皆有一套評估企業在法律數位轉型的成熟度機制,可供企業做為轉型參考。

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